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关于做好2020级新生人事档案管理工作的通知
作者:曹虹  更新时间:2020/10/15 02:44:00

校属各单位:

为加强全日制研究生、本、专科生人事档案管理,有效保证学生在校期间档案材料的完整齐全,充分体现人事档案的现实性、真实性、动态性和机密性,根据国家和我省学生人事档案管理的有关规定,结合学校实际情况,现就做好我校新生人事档案管理工作通知如下:

一、各学院明确一名正式党员干部或教师为本院学生人事档案管理员,负责本院新生人事档案的接收管理工作。学生人事档案管理员应保持相对稳定,若有异动,需在每年新生报到前15天内将异动名单报档案馆、教务处、研究生院。

二、在新生报到注册完毕及少数新生专业调整到位后,各学院要对新生人事档案进行全面清查,分专业、班次进行统计,填写“湖南官网2020级新生(硕士、本科、高中)档案材料清查异常情况登记表”(附件1),并将清查情况和登记表报档案馆。

三、各学院根据新生人事档案缺失情况,登记《湖南官网关于催转新生档案材料的函》(附件2)。由各学院负责,及时通知学生追补缺失的档案或其它零散档案材料。

四、教务处、研究生院督促各学院对新生人事档案到校情况(含中途转入我校就读的学生人事档案)进行及时追踪,并由学院在1130日前将新生人事档案异常情况登记表报档案馆。

五、由档案馆负责,相关职能部门配合,组织人员对各学院新生人事档案的补充、完善情况进行抽查并予以通报。

六、学生人事档案采取“各学院和学校档案馆共同负责、不同时期分段管理”的模式进行管理,即各学院学生人事档案管理员负责收集、整理学生在校期间形成的档案材料,在学生毕业前两个月内,按照《湖南官网学生人事档案管理实施办法(试行)》(湘农大[2016]48号)文件规定,将学生档案材料转入档案馆。

联系人:李老师

联系电话:84618003

点击下载文件:附件1:湖南官网XX级新生档案材料清查异常情况登记表.doc点击下载文件:附件2 湖南官网关于催转新生档案材料的函.doc


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